KeyWatcher tại Đại học California, San Francisco

Hệ thống cho phép truy cập bằng thẻ khóa riêng và quản lý tập trung tại bốn cơ sở

Khi nhắc đến cái tên San Francisco, hầu hết mọi người sẽ nghĩ ngay đến Cầu Cổng Vàng hoặc những chiếc xe điện nổi tiếng của thành phố. Nhưng trong cộng đồng y tế và giáo dục, cái tên San Francisco lại gắn liền với một ngôi trường đại học – Đại học California, San Francisco (UCSF). Đây là một cơ sở đặc biệt khi chỉ tập trung đào tạo sau đại học, vận hành bệnh viện và nghiên cứu. UCSF được công nhận ở cả cấp quốc gia lẫn quốc tế là một trong những tổ chức hàng đầu. Các bệnh viện của trường nằm trong top 10 toàn quốc, và các chương trình đào tạo nha khoa, điều dưỡng và dược của trường thuộc hàng xuất sắc nhất nước Mỹ.

Ứng dụng quy mô lớn

Trường hiện hoạt động tại bốn cơ sở rải rác khắp thành phố (với cơ sở thứ năm đang xây dựng) và có đội ngũ nhân sự gần 20.000 người. Bob Norton, một trong những thợ khóa chính thức của trường, chịu trách nhiệm quản lý chìa khóa cho hơn 30.000 cánh cửa. Để đảm bảo việc quản lý và bảo vệ các chìa khóa này, ông Norton tin tưởng sử dụng hệ thống kiểm soát và quản lý chìa khóa KeyWatcher từ Morse Watchmans. Hệ thống KeyWatcher được thiết kế để chỉ cấp phát chìa khóa cho những người dùng được ủy quyền trước và ghi lại toàn bộ hoạt động truy cập.

“Với số lượng cửa và nhân viên có thể giữ chìa khóa như vậy, khả năng xảy ra hỗn loạn là không thể tưởng tượng được,” ông Norton chia sẻ. “Một hệ thống kiểm soát chìa khóa là thiết yếu để duy trì trật tự và quản lý hiệu quả. Hệ thống của Morse Watchmans đã thực hiện rất tốt nhiệm vụ đó.”

Giải pháp tùy chỉnh

Hệ thống KeyWatcher đã được sử dụng tại UCSF gần 10 năm, trải qua nhiều lần nâng cấp và mở rộng, hiện có hơn 25 tủ quản lý chìa khóa. Trong suốt thời gian đó, thay đổi đáng chú ý nhất là chuyển từ truy cập bằng bàn phím sang sử dụng thẻ định danh nội bộ của trường. Ngoài ra, trong vòng ba năm, bộ phận của ông Norton đã phối hợp với bộ phận CNTT của trường để kết nối mạng cho các tủ, cho phép quản lý tập trung và truyền dữ liệu hoạt động về máy chủ trung tâm.

Những thay đổi này được thực hiện nhằm đối phó với số lượng lớn nhân viên được cấp chìa và rủi ro liên quan đến việc thất lạc hoặc sao chép chìa khóa. Việc yêu cầu sử dụng thẻ định danh UCSF để mở tủ đã giúp loại bỏ gần như hoàn toàn các lo ngại đó. Nhờ tính năng quản lý từ xa của hệ thống, việc điều chỉnh quyền truy cập có thể được thực hiện linh hoạt để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống.

Dự án cũng bao gồm việc kiểm kê và lập danh mục toàn bộ chìa khóa được cấp tại cả bốn cơ sở. Với hàng ngàn chìa khóa cửa cần quản lý, ông Norton cho biết giải pháp thực tế là chỉ lưu trữ các chìa khóa master trong các tủ KeyWatcher. Dù vậy, số lượng chìa vẫn rất lớn, đòi hỏi phải dùng đến các vòng chìa khóa chuyên dụng.

“Chúng tôi có hơn một ngàn vòng chìa trong hệ thống, mỗi vòng có nhiều chìa master,” ông Norton nói. “Các vòng chìa được thiết kế riêng phù hợp với ứng dụng của chúng tôi và hệ thống của Morse hoàn toàn có thể đáp ứng được. Việc chuyển đổi truy cập từ bàn phím sang thẻ định danh UCSF cũng vậy – rất suôn sẻ.”

Tích hợp sự tiện lợi và độ tin cậy 

Tính ổn định của hệ thống chưa bao giờ là vấn đề và yêu cầu bảo trì cũng rất thấp, theo chia sẻ từ ông Norton. Mỗi ngày, chìa khóa được truy xuất hàng trăm lần tại cả bốn cơ sở, và hệ thống KeyWatcher ghi nhận, truyền tải đầy đủ mọi hoạt động. Độ tin cậy cao đến mức các quản lý của đội vệ sinh và bảo dưỡng đã yêu cầu báo cáo hoạt động để đối chiếu với bảng chấm công do nhân viên của họ nộp.

Nhờ kết nối mạng, ông Norton có thể nhận dữ liệu giao dịch theo thời gian thực hoặc định kỳ, bao gồm chìa đang sử dụng, chìa quá hạn, hành vi sử dụng bất thường và lịch sử chi tiết của từng người dùng hoặc từng chìa khóa. Người dùng có thể trả chìa vào bất kỳ vị trí trống nào trong tủ, các khe cắm có đèn chiếu sáng giúp việc trả và lấy chìa dễ dàng hơn. Hệ thống cũng không thể bị can thiệp hoặc giả mạo dễ dàng.

UCSF tiếp tục tin tưởng và hài lòng khi hợp tác với Morse Watchmans trong quá trình mở rộng và phát triển hệ thống. “Morse Watchmans đã luôn sẵn sàng hỗ trợ và cung cấp kỹ thuật cần thiết để giúp chúng tôi điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu riêng,” ông Norton.