Giải pháp quản lý khóa cho Trường đại học với Morse Watchmans

Ở cấp độ cơ bản nhất, các hệ thống quản lý chìa khóa được thiết kế để bảo vệ chìa khóa một cách an toàn trong một tủ điện tử – chỉ được mở cho người dùng đã được ủy quyền dựa trên các yếu tố đã xác định trước. Ở cấp độ phức tạp hơn, các hệ thống quản lý chìa khóa là một phần không thể thiếu trong tổng thể hệ thống an ninh – cho phép các phòng ban trong trường đại học quản lý an ninh khuôn viên một cách cụ thể, tích hợp cao trên toàn bộ hệ thống.

Khuôn viên Morse Watchmans minh họa cách các giải pháp quản lý chìa khóa và tài sản có thể được áp dụng trên toàn bộ các trường cao đẳng và đại học để thúc đẩy mức độ an ninh và an toàn cao hơn. Chúng tôi mời bạn tham quan Khuôn viên tương tác Morse Watchmans để khám phá cách các giải pháp của chúng tôi đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng phòng ban trong khuôn viên.

An ninh Khuôn viên, Cảnh sát và Dịch vụ Công cộng

Tại các trường cao đẳng và đại học trên khắp cả nước, vai trò của lực lượng cảnh sát khuôn viên đang không ngừng phát triển. Ngày càng nhiều ban giám hiệu cho phép cảnh sát trong trường mang theo vũ khí nhằm tăng cường khả năng răn đe và nâng cao hiệu quả phản ứng trong các tình huống rủi ro cao. Cùng với sự thay đổi này là nhu cầu đảm bảo an toàn cho vũ khí và đạn dược khi sĩ quan không làm nhiệm vụ.

Các giải pháp quản lý tài sản tự động của Morse Watchmans là thiết bị thông minh giúp nâng cao mức độ sẵn sàng hoạt động cho lực lượng cảnh sát trong khuôn viên. Vũ khí được bảo vệ trong các tủ khóa chống giả mạo lớn có thể được truy cập nhanh chóng và dễ dàng bởi người được ủy quyền, với mọi hoạt động truy cập được ghi nhận tự động phục vụ cho điều tra hoặc kiểm tra khi cần. Hệ thống có thể lập trình để đảm bảo rằng vũ khí lưu trữ không thể được tiếp cận bởi người không có lịch làm việc cụ thể. Email và tin nhắn văn bản có thể được gửi tự động đến cấp quản lý nếu vũ khí không được trả lại đúng lịch.

Hệ thống quản lý tài sản của chúng tôi cũng có thể cấu hình với mô-đun chìa khóa ngoài các tủ khóa, giúp tăng cường hiệu quả cho bộ phận an toàn trong khuôn viên. Chìa khóa cho xe tuần tra và xe khẩn cấp có thể được lưu trữ trong các tủ chuyên dụng dành cho đội xe, với cùng các tính năng kiểm soát và theo dõi như các tủ vũ khí. Khi những tủ này được kết nối mạng, chìa khóa có thể được trả lại bất kỳ đâu trên hệ thống, và hệ thống sẽ luôn biết chìa khóa đang ở đâu, ai đang giữ, hoặc ai đã từng sử dụng.

Quản lý Cơ sở Vật chất

Là những người “giữ chìa khóa” cho khuôn viên trường, đội ngũ quản lý cơ sở luôn gặp khó khăn trong việc kiểm soát hàng trăm đến hàng nghìn chiếc chìa khóa vật lý cùng lúc. Việc mất hoặc bị đánh cắp một chiếc chìa khóa có thể tạo ra lỗ hổng an ninh nghiêm trọng. Việc mất chìa có thể khiến nhà trường phải thay toàn bộ ổ khóa, đặc biệt nếu là chìa khóa chính, gây tốn kém hàng chục nghìn đô.

Với hệ thống kiểm soát truy cập bằng chìa khóa, việc tìm đúng chìa khóa cần thiết và giới hạn việc sử dụng chìa khóa chính cho người được ủy quyền trở nên dễ dàng. Các chìa khóa cho khu vực cụ thể có thể được gộp trên vòng chìa khóa chống giả mạo, cùng với báo cáo ghi nhận đầy đủ để xác định ai là người cuối cùng sử dụng. Các mô-đun tủ khóa tùy chỉnh cũng giúp bảo vệ thiết bị di động và máy tính xách tay của nhân viên ở nhiều khu vực khác nhau.

Ngoài ra, sinh viên, giảng viên, ban quản trị, nhân viên bảo trì… đều cần quyền truy cập vào các khu vực khác nhau trên khuôn viên, và việc một nhân viên cơ sở phải di chuyển xa để đưa chìa dự phòng là không hiệu quả. Hệ thống kiểm soát chìa khóa giúp giải quyết vấn đề này nhờ cấp quyền truy cập nhanh chóng và cho phép trả chìa tại bất kỳ tủ nào trong hệ thống, giảm thiểu sự cố và tăng cường bảo mật.

Ký túc xá

Ký túc xá là một nguồn thu lớn của các trường đại học nhưng đồng thời cũng là một trong những mối quan tâm lớn nhất về an ninh. Với hàng ngàn sinh viên ở nhiều tòa nhà, các rủi ro liên quan đến chìa khóa bị mất, nhân viên sử dụng sai mục đích, hay chia sẻ chìa không đúng quy định là vô cùng lớn – có thể dẫn đến phá hoại, trộm cắp, quấy rối và tổn hại đến uy tín của trường.

Ngoài việc giảm thiểu rủi ro, việc kiểm soát và theo dõi tất cả các chìa khóa liên quan đến ký túc xá còn giúp giải quyết nhiều tình huống thực tế: bảo trì thường xuyên khi sinh viên không có mặt, cấp quyền truy cập tạm thời cho nhà thầu xây dựng, hay cung cấp chìa khóa khẩn cấp cho lực lượng phản ứng. Hệ thống quản lý chìa khóa có thể kiểm soát tới 18.000 chìa và 10.000 người dùng cho mỗi cơ sở.

Ngay cả khi nhiều trường vẫn sử dụng khóa truyền thống, nhiều trường khác đã chuyển sang hệ thống kiểm soát truy cập bằng thẻ. Tin tốt là các giải pháp của Morse Watchmans hỗ trợ cả chìa cơ và thẻ từ.

Thể thao

Phòng ban thể thao có trách nhiệm đảm bảo an toàn cho vận động viên, huấn luyện viên và khán giả. Từ sân vận động lớn đến phòng tập, mỗi cơ sở thể thao đều cần một giải pháp quản lý chìa khóa đáng tin cậy.

Hệ thống quản lý chìa khóa hỗ trợ truy cập theo cấp độ, phù hợp với các sự kiện khác nhau diễn ra tại sân, nhà thi đấu hay sân tập. Quyền truy cập tạm thời có thể được cấp cho VIP hoặc huấn luyện viên, trong khi các khu vực còn lại vẫn được bảo vệ nghiêm ngặt.

Giải pháp quản lý tài sản giúp bảo vệ thiết bị huấn luyện đắt tiền, thiết bị điện tử như máy tính bảng, laptop – vốn ngày càng phổ biến trong các hoạt động thể thao.

Giao thông

Các trường đại học giống như một thành phố thu nhỏ, đòi hỏi bộ phận vận tải nội bộ quản lý xe buýt, xe đưa đón, xe tải, xe chuyên dụng và đội xe. Một số trường còn có xe thuê, tàu thuyền hoặc xe đầu kéo.

Hệ thống quản lý chìa khóa giúp theo dõi trạng thái hiện tại của từng phương tiện, ai đang sử dụng, xe nào đang sẵn sàng, và chìa khóa ở đâu. Cảnh báo sẽ được gửi đi khi chìa khóa xe quan trọng bị lấy ra.

Hệ thống đặt xe giúp đảm bảo việc phân bổ phương tiện hợp lý, ví dụ: xe 12 chỗ được dành cho đội tranh biện 10 người, không phải đội bơi 5 người. Cài đặt linh hoạt theo tiêu chí quãng đường, mức nhiên liệu, mức ưu tiên... chỉ cần người dùng nhập mã và hệ thống sẽ tự động cấp đúng chìa khóa cho họ.

Dịch vụ Y tếMặc dù không hiếm trường đại học có trung tâm dịch vụ y tế dành riêng cho sinh viên, một số trường lại hoàn toàn chuyên sâu vào giảng dạy các ngành khoa học y tế. Việc theo dõi các chìa khóa trong bất kỳ loại cơ sở nào đều là một trong những sáng kiến bảo mật quan trọng nhất đối với trường đại học. Lý do là bởi hoạt động y tế chịu sự quản lý chặt chẽ, chứa thiết bị đắt tiền, thông tin bệnh nhân nhạy cảm và các chất bị kiểm soát. Các hệ thống quản lý tài sản và kiểm soát chìa khóa được triển khai trong những môi trường này giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến trộm cắp, đe dọa nội bộ và nhiều yếu tố khác.

Bảo vệ thuốc và các chất bị kiểm soát khỏi hành vi trộm cắp là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng. Hệ thống kiểm soát chìa khóa giúp bảo vệ quyền truy cập vào các khu vực lưu trữ và cấp phát thuốc, đồng thời duy trì bản ghi chính xác về người truy cập và thời điểm. Các hệ thống này cũng giúp theo dõi người nào đã vào khu vực lưu trữ thuốc, gửi thông báo khi chất bị kiểm soát được truy cập nhằm cung cấp nhật ký truy cập cho người quản lý và lập tức cảnh báo khi có hành vi lấy trộm thuốc, truy cập thông tin riêng tư hoặc sử dụng thiết bị đắt tiền.

Giải pháp quản lý tài sản cũng có thể dùng để lưu trữ thiết bị nhỏ và một lượng thuốc nhất định. Hơn nữa, các giải pháp này cho phép bác sĩ, y tá và nhân viên y tế lưu giữ đồ đạc cá nhân và tài sản của đơn vị trước khi vào khu vực vô trùng. Các cơ sở y tế có thể theo dõi thiết bị di động quan trọng bằng cách cài đặt hệ thống quản lý tài sản để hỗ trợ thêm cho hệ thống lưu trữ hiện có.

Khoa học

Các khoa nghiên cứu khoa học trong trường đại học là những bộ phận lớn với từng lĩnh vực chuyên biệt khác nhau. Những bộ phận này thực hiện các nghiên cứu quan trọng, sử dụng thiết bị nhạy cảm, đôi khi dễ gây nguy hiểm và đầu tư tài chính lớn. Vì vậy, việc bảo vệ những tài sản đó không chỉ đơn thuần là vấn đề an ninh phòng thí nghiệm mà còn liên quan đến sức khỏe và an toàn cộng đồng. Sinh viên và giảng viên thường bảo vệ nghiên cứu của mình bằng khóa và chìa – và điều đó hoàn toàn hợp lý.

Đáng tiếc là nhiều bộ môn khoa học vẫn dựa vào quy trình thủ công để ký nhận chìa khóa, điều này khiến không thể xác định chắc chắn ai đang sử dụng chìa nào và ở đâu. Trái lại, các hệ thống kiểm soát chìa khóa có thể ghi nhận hoạt động của từng người dùng theo mã truy cập, thời gian và ngày tháng, đồng thời cung cấp báo cáo kiểm toán hằng ngày. Những báo cáo này giúp theo dõi chìa khóa nào đã được trả đúng hạn và chìa nào vẫn đang bị giữ hoặc quá hạn, hỗ trợ quản lý đảm bảo chìa được hoàn trả đầy đủ và loại bỏ sự phỏng đoán khi theo dõi chìa bị mất.

Các bộ môn khoa học cũng cần thích ứng với lịch làm việc linh hoạt và thất thường của nhân viên và sinh viên. Do đó, việc quản trị viên có thể kiểm soát và biết được ai đang truy cập khu vực nào vào bất kỳ thời điểm nào là vô cùng quan trọng. Ví dụ, một giáo sư khoa học khách mời có thể cần vào phòng thí nghiệm chứa thiết bị đắt tiền và nguy hiểm – và quản trị viên muốn đảm bảo chỉ người đó được quyền truy cập chứ không phải tất cả các giảng viên khách mời. Với giải pháp kiểm soát chìa khóa thông minh, bộ phận an ninh có thể biết ai giữ chìa khóa của khu vực nào vào mọi lúc và thay đổi quyền truy cập khi cần thiết.

Mỹ thuật

Các tòa nhà nghệ thuật, âm nhạc và sân khấu chứa nhiều nhạc cụ, vật tư và tài nguyên giá trị cùng với nhiều kho chứa tài sản này. Đáng tiếc, các vật phẩm này không chỉ quý giá đối với nghệ sĩ mà còn hấp dẫn đối với kẻ trộm. Do đó, việc bảo vệ chìa khóa kiểm soát tài sản này là điều hoàn toàn hợp lý.

Hệ thống kiểm soát chìa khóa giúp thực hiện việc này dễ dàng hơn bằng cách lưu trữ chìa trong tủ khóa điện tử chống giả mạo và chỉ phát hành chìa cho người dùng có mã xác thực phù hợp (quét vân tay hoặc mã số). Hệ thống này tự động ghi lại lịch sử truy cập của từng chìa, bao gồm người dùng, ngày giờ lấy và trả. Các khe gắn chìa có đèn chiếu sáng giúp việc sử dụng dễ dàng, và hệ thống tương thích với cả chìa cứng và thẻ từ. Khi chìa không được trả đúng hạn, email cảnh báo sẽ được gửi đến quản trị viên để có hành động kịp thời.

Giải pháp quản lý tài sản cũng cung cấp nơi cất giữ an toàn cho sinh viên và giảng viên bảo quản đồ dùng cá nhân trong khi luyện tập hoặc biểu diễn. Khi lắp đặt hệ thống quản lý tài sản, các nghệ sĩ có thể yên tâm rằng đồ đạc của họ chỉ được truy cập bởi chính họ hoặc người được phép, và họ sẽ được thông báo nếu có ai khác cố gắng truy cập. Các tủ lưu trữ tài sản tích hợp trong hệ thống kiểm soát chìa có thể được quản lý hiệu quả tương tự như chìa khóa và có khả năng mở rộng linh hoạt.

Tài chính/ Văn phòng thủ quỹ

Văn phòng thủ quỹ chịu trách nhiệm đảm bảo tính minh bạch và toàn vẹn tài chính trong việc quản lý quỹ đại học. Hằng ngày có nhiều chìa được sử dụng tại đây, bao gồm chìa cho ngăn kéo tiền mặt, phòng chứa tiền, văn phòng, tủ máy chủ và nhiều hơn nữa. Bằng cách biến mỗi chìa khóa thành một điểm dữ liệu, hệ thống kiểm soát chìa đảm bảo nhân viên làm việc một cách minh bạch, an toàn và đúng đạo đức. Tủ khóa điện tử chỉ được mở bằng mã xác thực phù hợp (vân tay hoặc mã PIN) và không thể bị giả mạo dễ dàng. Bộ phận an ninh có thể thiết lập quyền truy cập riêng cho từng người dùng và cập nhật bất kỳ lúc nào. Chuỗi dữ liệu truy vết được tạo bởi hệ thống (ai lấy chìa, lúc nào, tại đâu…) là bằng chứng vô giá khi cần điều tra sự cố. Việc biết ai giữ một chiếc chìa vào thời điểm nào là thông tin then chốt khi điều tra các hành vi sai phạm.

Kiểm soát chìa cũng rất quan trọng đối với dịch vụ tài chính ở góc độ an ninh mạng. Việc truy cập vật lý vào phòng máy chủ hoặc máy tính xách tay tại văn phòng thủ quỹ có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng tương đương – hoặc tệ hơn – so với một cuộc tấn công mạng, bao gồm đánh cắp dữ liệu, chiếm đoạt tài sản trí tuệ, tống tiền, gián đoạn hoạt động kinh doanh, vi phạm quy định và các chi phí khác. Việc đơn giản như lấy trộm máy chủ, máy tính hoặc sao chép dữ liệu ra thiết bị lưu trữ cũng gây ra hậu quả tương tự. Hệ thống kiểm soát chìa khóa và quản lý truy cập là lớp bảo mật bổ sung giúp bảo vệ vật lý song song với bảo mật mạng.

Tòa nhà sinh viên

Nhiều người xem tòa nhà sinh viên là trái tim của trường đại học – nơi kết nối sinh viên, giảng viên và khách đến tham quan, mang lại cảm giác cộng đồng mạnh mẽ. Ngày nay, các tòa nhà này rất lớn và đa dạng, bao gồm hiệu sách, nhà hàng, cửa hàng, văn phòng, phòng họp và nhiều tiện ích khác. Vì tầm quan trọng của chúng và tính đa năng trong cơ sở vật chất, các tòa nhà sinh viên cũng cần một phương thức để kiểm soát và quản lý chìa khóa cho những tài sản thiết yếu nhất.

Tòa nhà sinh viên có tính thay đổi liên tục trong bộ máy lãnh đạo – sinh viên mới được bầu trong khi người khác tốt nghiệp – khiến việc quản lý chìa khóa cũng thay đổi liên tục. Hệ thống kiểm soát chìa giúp thích nghi với những thay đổi này đồng thời giảm nguy cơ mất chìa. Quyền truy cập có thể được cấp hoặc thu hồi theo thời gian và địa điểm cần thiết. Với tính năng "ghi chú", có thể yêu cầu mọi giao dịch lấy chìa vĩnh viễn khỏi tủ điện tử đều phải được ghi nhận.

Giải pháp kiểm soát chìa cũng rất lý tưởng để cấp quyền truy cập cục bộ, chỉ cho phép sinh viên hoặc giảng viên vào khu vực họ cần trong khung thời gian nhất định. Ví dụ, chìa khóa phòng họp của câu lạc bộ cờ vua sẽ không thể bị người khác sử dụng ngoài khung giờ quy định. Điều này áp dụng cho cả chìa và thẻ từ liên quan đến kho chứa, hộp tiền mặt, khu bán hàng, tủ đồ và nhiều tài sản khác.

Chăm sóc khuôn viên

Bộ phận chăm sóc cảnh quan trường đại học chịu trách nhiệm bảo trì và làm đẹp khuôn viên. Mặc dù khó hình dung cảnh quan ngoài trời cần khóa bảo vệ, nhưng người làm vườn và bảo trì cần thiết bị, công cụ và phương tiện phải được bảo vệ.

Dụng cụ và thiết bị làm vườn thường được cất giữ sau nhiều lớp cửa hoặc phòng kho, nhưng nếu chìa khóa của những khu vực này dễ dàng tiếp cận bởi tất cả nhân viên, thì rất khó xác định ai đã sử dụng thiết bị và vào lúc nào. Hệ thống kiểm soát chìa khóa giúp ngăn ngừa rủi ro nội bộ bằng cách ghi lại nhật ký người dùng và thời gian sử dụng chìa khóa, đồng thời theo dõi từng chiếc chìa một cách riêng biệt – làm giảm khả năng chìa bị mất hoặc để quên.

Giải pháp quản lý đội xe cũng giúp bộ phận này kiểm soát và bảo vệ các phương tiện phục vụ công việc hằng ngày – từ xe tải chở cây đến máy cắt cỏ hoặc xe ủi tuyết. Hệ thống cho phép kiểm soát thời gian xe được sử dụng, thời gian trả xe và người có quyền lái. Hệ thống cũng có thể giới hạn giờ sử dụng và chỉ định xe cụ thể cho người cụ thể. Kết quả là một đội xe an toàn và hiệu quả – yếu tố không thể thiếu cho hoạt động vận hành của bất kỳ trường đại học nào.